会議の事前準備の段階では、会議設計シートを使い、リソースとプロセスを設計する。
リソースとはヒト・モノ・情報を指す。適切な参加者、設備/環境、事前もしくは当日に共有が必要な情報は何なのかを見極めておくのだ。
プロセスとしては、会議のゴール、ゴールに至るまでのストーリー、そして会議上のルールの3つを決める。
こうした設計を事前に行うことで、会議に必要な時間やリスクを事前に想定することができる。
実際、会議が始まったら一番大切なことは「議論の見える化」である。
通常は消えてしまう論旨・論点・論脈を視覚・聴覚で見える化し、共有するためにはホワイトボードの活用が有効である。
ゆっくり読めるように、そしてグラフィカルに描くことがポイントだ。
ファシリテーターは議論の見える化だけでなく、参加者の意見を通訳して論旨を共有し、円滑なコミュニケーションを支援する必要もある。
翻訳では、まず相手に受容と共感の姿勢を見せること、そして論旨を概念化、具体化し全員と共有を目指すことが重要だ。
事前準備をしっかりしても予定調和の会議では意味がない。
ファシリテーターは参加者個々にアイデアを書かせる書き出しタイムや、小グループでの相談タイムなどを設けることで、参加者の固定的な観念を壊していく必要がある。
どれだけ準備をし、マネジメントを心掛けても、意見の対立や進行を妨げる「問題児」の存在によって会議がうまくいかないケースも多い。
対立に関してはその構造を見極めた後、誤解解消や対立緩和、新たな論点として利用といった対処が可能。
問題児は事前の根回しや、やんわりと相手自身と場を客観視させるといった対処方法が効果的である。
最後にとても重要なのが評価と改善である。
うまくいった場合であっても、良かった点と悪かった点を振り返ることで、会議の継続的な改善が可能である。
